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以蛻為進——《水電工程聲像文件收集與歸檔規范》編制采訪錄
作者:郭佳容 發布日期:2020-01-03
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日前,一份由國家能源局發布的2019年第6號公告文件,給黃河水電公司檔案中心的所有人帶去了喜悅。

在國家能源局發布的384項能源行業標準中,黃河水電公司負責主編的《水電工程聲像文件收集與歸檔規范》在列,填補了我國水電工程聲像檔案收集方面的空白,對今后我國水電工程建設項目聲像文件的收集、整理和歸檔等工作具有重要指導意義。

這份1萬多字的行業標準的發布,前后共經歷了1460天,凝結了2家主編單位,3家參編單位工作人員的心血。黃河水電公司檔案中心作為編制組的重要成員,全程主筆編寫了此項規范。


主動,只為解決現實需求

黃河水電公司依黃河而生,依黃河而長。經過20年的發展,目前已在黃河上游、大通河流域、嘉陵江擁有17座水電站,水電裝機容量達到1083萬千瓦,成為了中國北方最大的水力發電企業,掌握了多項水電建設的核心技術。

隨著公司水電裝機規模的擴大,水電工程形成的各門類檔案越來越多,公司檔案中心的工作人員發現,國家并無水電工程聲像文件的歸檔規范。帶著必須解決這個棘手問題的決心,檔案中心的朱春梅、周玲和王曉輝開始著手這項工作。

三個人密切關注國家能源局關于征集行業標準的相關信息,于2015年初,通過水規總院向國家能源局提交了《水電工程聲像文件收集與歸檔規范》項目任務書。

2015年11月6日,國家能源局下發《關于下達2015年能源領域行業標準制(修)定計劃的通知》,《水電工程聲像文件收集與歸檔規范》編制工作正式拉開了序幕。


斟酌,只為做到最為規范

黃河水電公司一直以來都非常重視行業標準的編寫工作,把行業標準編寫列入年度科學技術研究項目,撥付專項資金、制定編制計劃,內容涵蓋水電、光伏發電等各個領域,這其中,檔案中心主編和參編了9項檔案行業標準。

朱春梅、周玲和王曉輝從事多年檔案管理工作,是檔案工作的行家里手。她們深知,編寫行業標準的意義重大,不可有一絲疏忽大意。

從領到主編任務的那天起,三個人就和所有參編人員一起反復推敲、斟酌切磋。大到確定規范的編制依據、章節結構、主要技術內容、組織形式等,小到每一個章節的體例格式、每一個標點符號都經過了參編人員的仔細斟酌。

文檔室主任周玲說:“我們遇到的最大問題是如何界定聲像文件的歸檔范圍。在工程施工中哪些是重要部位,哪些是關鍵工序,必須要有專業技術人員參與指導,聲像文件的歸檔范圍才能劃分準確。蘇總提出了許多技術方面的指導意見?!?/p>

周玲所說的蘇總,是創盈公司黨委書記、董事長蘇曉軍,也是主編人員之一。蘇曉軍曾任公司工程部副主任,參與過許多水電工程的建設,對水電工程非常了解,他的建議在規范的編寫中起到了很大的作用。

除了界定這些歸檔范圍,在規范的編制過程中遇到的很多小問題,編制組成員也是深思熟慮,認真探討。比如歸檔照片的像素要求是多少才能滿足歸檔條件?規范的標題中應該用“與”還是“和”?……

“只有在規范編寫時對這些細節作出規定,今后才更利于歸檔工作的開展?!笨茩n室主任朱春梅深有體會。她認為,對待疑惑,不能盲從專家權威,要做到有理有據,堅持自己的觀點。


集思,只為優而更優

規范編制工作絕不是一家之言,全員、全過程管理原則的落實需要各行業、各專業的緊密結合和積極配合。

檔案中心根據編制程序,多次組織召開相關會議,編制完成了征求意見稿,向四川省檔案局、中國長江三峽集團公司、南水北調中線干線工程建設管理局等20多家相關單位發函征求意見,再對各單位的反饋意見逐條研究,充分討論,合理采納。

在經過了一系列的編制、征求意見、審查、報批等流程后,最終形成了10042字的報批稿報送到水規總院,由國家能源局批準發布。

“在整個過程中,我們協調編制組成員單位按照標準編寫流程,在編制標準的各階段及時組織相關專家召開會議,充分發揮了主編單位的作用?!笨萍紮n案主管王曉輝說,通過全程參與規范的編制工作,我們進一步掌握了行業標準編制的各個環節的關鍵節點和重點工作,為今后標準的編寫積累了寶貴的經驗。


成果,背后是責任和使命

可以說,規范的成功編制,離不開全體編制人員的緊密配合,離不開公司對編制工作的重視,也離不開檔案中心近年來的創新之舉。

為提供更為精確的檔案服務,檔案中心引進全門類檔案管理軟件系統,首次將檔案收集與整理流程全部嵌入檔案系統,提升了檔案管理的信息化水平。截止目前,公司所屬24家二級單位檔案管理系統在檔案中心“安家落戶”,數字檔案館已初步形成。

同時,從2018年起,檔案中心在公司所屬30多家二級單位開展檔案核查工作,將核查作為二級單位檔案工作業務指導、培訓工作的抓手,通過年度核查工作,查漏補缺,有針對性地開展業務專項、實操及理論培訓。

“未來,我們還將一如既往地積極參與行業標準編寫工作,這是責任也是使命?!敝芰嵴f。


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